Verträge, interne Präsentationen oder unveröffentlichte Produktunterlagen sollen übersetzt werden, enthalten aber Informationen, die nicht für beliebige Empfänger bestimmt sind. Dann gehört zur Vorbereitung mehr als die Angabe von Ausgangs- und Zielsprache: Übermittlung, Bearbeitung und spätere Aufbewahrung sollten zu Ihren Anforderungen passen.
Bei fh-translations.com können Sie diese Punkte vor der Dokumentenübergabe mit uns abstimmen. Beschreiben Sie zunächst Ihr Vorhaben, ohne unnötige vertrauliche Anhänge mitzuschicken. So lässt sich klären, welche Unterlagen benötigt werden, wer die Übersetzung bearbeiten soll und welche Vereinbarungen für Ihren Auftrag wichtig sind.
Vier Punkte vor der Übergabe Ihrer Unterlagen
Benötigte Inhalte auswählen
Welche Abschnitte sollen tatsächlich übersetzt werden? Kennzeichnen Sie den benötigten Umfang. Wenn Sie Angaben schwärzen möchten, achten Sie darauf, dass der fachliche Zusammenhang verständlich bleibt. Eine einzelne Vertragsklausel kann beispielsweise auf Definitionen oder Anlagen verweisen, die für ihre Übersetzung erforderlich sind.
Übermittlungsweg festlegen
Sie können Dokumente über unser Kontaktformular, per E-Mail oder per Post übermitteln. Stimmen Sie vorab ab, welcher Weg für Ihr Vorhaben verwendet werden soll. Für umfangreiche Projekte kommen nach Absprache auch externe Übermittlungsdienste infrage.
Bearbeiter und Vorgaben abstimmen
Sprechen Sie an, ob Sie für sensible Inhalte eine ausschließlich hausinterne Bearbeitung wünschen. Diese Möglichkeit muss vor Auftragsbeginn vereinbart werden. Bei anderen Aufträgen können eine Person oder mehrere von uns ausgewählte Übersetzer beteiligt sein.
Auf Wunsch kann eine individuelle Vertraulichkeitsvereinbarung, auch NDA genannt, ausgearbeitet werden. Inhalt und Geltung sollten vor der Übergabe vertraulicher Unterlagen abgestimmt sein. Eine Vereinbarung ist nicht allein deshalb bereits abgeschlossen, weil Sie eine Anfrage senden oder ein Dokument als „vertraulich“ kennzeichnen.
Aufbewahrung ansprechen
Teilen Sie uns mit, welche Handhabung Sie nach der Rücksendung wünschen. Eine lokale Aufbewahrung auf einem externen Speichermedium oder die Löschung von Projektdateien kann vereinbart werden. Welche Dateien und Kopien Ihre Vorgaben betreffen, muss ausdrücklich besprochen werden.
Übermittlung und Rücklieferung passend vereinbaren
Dokumentenablauf im Überblick
- Anforderungen und Bearbeitungsform vor Auftragsbeginn vereinbaren
- Unterlagen über den vereinbarten Weg übermitteln
- Übersetzung gemäß vereinbarter Bearbeitungsform
- Rücklieferung über den vereinbarten entsprechenden Weg
- Lokale Aufbewahrung auf externem Speichermedium oder Löschung von Projektdateien nach Vereinbarung
Für eine erste Anfrage genügen Angaben zu Sprache, Dokumentart und ungefährem Umfang. Beschreiben Sie besondere Vertraulichkeitsanforderungen, ohne die betreffenden Inhalte bereits in Betreff oder Nachricht offenzulegen. Das Dateifeld im Kontaktformular ist optional.
Nach der Abstimmung können Sie die benötigten Unterlagen über den vereinbarten Weg übermitteln. Für umfangreiche Übersetzungsprojekte können nach Absprache Dienste wie WeTransfer eingesetzt werden. Damit ist keine pauschale Aussage über die Eignung eines bestimmten Dienstes für jede Art vertraulicher Dokumente verbunden. Klären Sie vorab, welche Dateien darüber versendet werden sollen und welche Bedingungen berücksichtigt werden müssen.
Die Rücklieferung erfolgt über den entsprechend vereinbarten Weg. Sprechen Sie auch an, ob auf Ihrer Seite bestimmte Empfänger oder eine abweichende Zustelladresse vorgesehen sind. Bei wiederkehrenden B2B-Übersetzungsprojekten lohnt es sich, solche Vorgaben erneut auf ihre Gültigkeit für den konkreten Auftrag zu prüfen.
Übersetzerauswahl und Vertraulichkeitsvereinbarung
Für sensible Inhalte können Sie vor Auftragsbeginn eine ausschließlich hausinterne Bearbeitung vereinbaren. In diesem Fall geben wir die sensiblen Dokumentinhalte nicht an externe Übersetzer zur Bearbeitung weiter. Für andere Aufträge kann die Bearbeitung nach Kundenwunsch durch eine Person oder mehrere ausgewählte Übersetzer erfolgen.
Benennen Sie insbesondere den betroffenen Dokumentumfang und besondere Vorgaben Ihres Unternehmens. Welche Personen, Leistungen und Unterlagen eine Vereinbarung erfassen soll, muss für den jeweiligen Auftrag geklärt werden. Auch die vereinbarte hausinterne Bearbeitung beschreibt nicht sämtliche technischen Zugriffe auf Postfach, Speicherorte und Übermittlungsdienste.
Übersetzungssoftware und KI transparent einordnen
Bei regulären Übersetzungsaufträgen können professionelle Übersetzungssoftware und moderne KI-Werkzeuge zum Einsatz kommen. Welche Werkzeuge für Ihren Auftrag vorgesehen sind und welche Daten dabei an externe Anbieter übertragen werden, sollten Sie vor der Dokumentenübergabe mit uns klären.
Für sensible Inhalte kann vor Auftragsbeginn ausdrücklich eine ausschließlich hausinterne Bearbeitung vereinbart werden. Bei dieser Bearbeitungsform geben wir die sensiblen Dokumentinhalte weder in Übersetzungsprogramme noch in KI-Systeme zur Verarbeitung ein. Diese Vereinbarung gilt für den betreffenden Auftrag; sie ist keine allgemeine Aussage über sämtliche Übersetzungen unseres Büros.
Aufbewahrung oder Löschung nach der Rücksendung
Nach der Rücksendung kann eine lokale Aufbewahrung auf einem externen Speichermedium oder die Löschung von Projektdateien vereinbart werden. Legen Sie mit uns fest, welche Dateien betroffen sind und welche Handhabung Sie wünschen.
Eine vereinbarte Löschung umfasst auch E-Mail-Anhänge und Kopien bei verwendeten Drittanbietern, soweit sie unserem tatsächlichen Löschzugriff beziehungsweise den verfügbaren Löschmöglichkeiten unterliegen. Daraus folgt keine Garantie, dass sämtliche Sicherungskopien oder technisch nicht erreichbare Kopien vollständig entfernt werden. Umfang und Grenzen stimmen wir für Ihren Auftrag ab. Rechtliche Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen zu vertraulichen Übersetzungsunterlagen
Muss ich bei der ersten Anfrage bereits Dateien mitsenden?
Nein. Sie können das Kontaktformular ohne Anhang verwenden und zunächst Sprache, Dokumentart, Umfang und besondere Anforderungen nennen. Verzichten Sie dabei auch im Nachrichtentext auf unnötige vertrauliche Angaben. Welche Unterlagen anschließend benötigt werden und wie sie übermittelt werden, stimmen Sie mit uns ab.
Kann ich eine individuelle Vertraulichkeitsvereinbarung anfragen?
Ja. Auf Wunsch kann eine individuelle NDA ausgearbeitet werden. Besprechen Sie Anforderungen und Geltungsbereich vor der Dokumentenübergabe. Die Vereinbarung ist ein gesonderter Abstimmungspunkt; eine Anfrage oder ein Upload allein ersetzt ihren Abschluss nicht.
Bedeutet eine vereinbarte lokale Löschung, dass keine Kopien mehr existieren?
Nein. Nach Vereinbarung können neben lokalen Projektdateien auch E-Mail-Anhänge und Kopien bei verwendeten Drittanbietern gelöscht werden, soweit sie unserem tatsächlichen Löschzugriff beziehungsweise den verfügbaren Löschmöglichkeiten unterliegen. Die vollständige Entfernung sämtlicher Sicherungskopien oder nicht zugänglicher Kopien wird damit nicht garantiert.
Ihr Vorhaben zunächst ohne Anhänge anfragen
Sie möchten vertrauliche Dokumente übersetzen lassen und die Behandlung Ihrer Unterlagen vorher besprechen? Nennen Sie uns Ihren Bedarf und die Anforderungen, die vor einer Übergabe geklärt sein müssen. Weitere Kompetenzthemen finden Sie in unserer Übersetzungsbüro-Übersicht.